La notion de facettes appliquée aux archives: un outil pour faciliter l’organisation et la diffusion

La croissance exponentielle des archives et leur dématérialisation poussent à repenser la façon dont sont organisés et décrits les documents d’archives et les données et métadonnées y étant associées. Issue de la bibliothéconomie, la théorie des facettes peut faciliter la gestion et la diffusion numérique de documents d’activité (records) et d’archives historiques.

La notion de facette

Formulées par le bibliothécaire et mathématicien Ranganathan (1967), les facettes sont des groupes conceptuels combinés entre eux et utilisés pour représenter des sujets complexes ou les attributs d’un objet. À la différence de la classification hiérarchique traditionnelle, l’efficacité des facettes tient à leur capacité à intégrer différentes dimensions d’analyse mutuellement exclusives sur des sujets ou des objets informationnels, à caractériser et à rendre l’accès à l’information plus facile en offrant de multiples voies de navigation vers n’importe quel document ou notice descriptive.

Les modalités des facettes

On dénombre trois modalités d’application de la théorie des facettes: l’analyse par facettes, la structure par facettes et le dispositif à facettes (Figure 1). L’analyse par facettes est réalisée à l’aide de règles de classification, la structure à facettes est fixée à l’aide de schémas et le dispositif à facettes est concrétisé à l’aide de moyens technologiques.

L’analyse par facettes désigne le processus analytico-synthétique (Foskett, 2009) par lequel on déconstruit un univers original (Beghtol, 2008) (un ensemble de sujets ou d’objets donné, un fonds d’archives par exemple) à l’aide des catégories fondamentales comme principe de division (Mills, 2004). Ces dernières sont des règles servant à extraire les facettes d’un ensemble donné (Broughton, 2006, p. 53). Ranganathan propose cinq catégories fondamentales – Personnalité (objet ou sujet principal), Matière (substance), Énergie (activité ou action), Espace (lieu) et Temps –, mais, selon les caractéristiques de l’ensemble à analyser, d’autres catégories fondamentales peuvent être sélectionnées.

Les structures à facettes désignent les schémas classificatoires résultant de l’analyse par facettes d’un univers original. Elles peuvent se présenter sous plusieurs formes: ontologies, classifications, schémas de métadonnées, vocabulaires contrôlés pour l’indexation, thésaurus, etc. (Gnoli, 2008b; Maniez, 1999).

Les dispositifs à facettes désignent les moyens technologiques qui permettent à un usager de rechercher, d’utiliser ou d’indexer des objets ou des sujets à l’aide des facettes. Par exemple, les interfaces web de recherche à facettes (Fagan, 2010), les moteurs de recherche à facettes dans un ordinateur personnel, les documents, bases de données ou métadonnées encodées ou organisées par facettes, etc.

Les applications en archivistique

Surtout appliquée en bibliothéconomie (Maisonneuve et Touitou, 2007), en informatique (Dumais, 2009; Tunkelang, 2009) et en organisation de la connaissance (Desfriches Doria, 2012; Hjørland, 2013; Hudon et El Hadi, 2017), la notion de facettes se développe depuis quelques années en archivistique. Elle constitue l’objet de recherche de plusieurs chercheurs en sciences de l’information (Hudon et Mas, 2001; Mas et Marleau, 2009; Mas, Maurel et Alberts, 2011) et a été mise en production dans plusieurs organismes du gouvernement fédéral canadien pour l’indexation et le repérage de leurs documents d’activité.

L’analyse par facettes

L’analyse par facettes peut servir à décrire, indexer et classer les documents d’activité (Mas, Maurel et Alberts, 2011) ou ceux d’un fonds d’archives historiques (Mas, 2013-2014). Pour illustrer nos propos, prenons comme simple exemple un document d’archives, soit un ordre de déportation émis par le gouvernement canadien (Figure 2).

Appliquons les catégories fondamentales proposées par Ranganathan au sujet du document: la Personnalité correspond au sujet principal du document, dans ce cas-ci les immigrants; la Matière est ici le type de document, soit le formulaire; l’Énergie est l’action liée au sujet principal du document, soit l’expulsion (des immigrants); l’Espace est le lieu, soit le Canada; et le Temps est la période 1926-1938.

Les structures à facettes

Les structures à facettes résultant de l’analyse par facettes servent à organiser autant les données et métadonnées que les documents et le contenu de ceux-ci. Par exemple, en gestion des documents d'activité, ces structures peuvent aider à «indexer et à repérer le contenu informationnel de n’importe quelle ressource documentaire au sein d'une entreprise» (Marleau, Mas et Zacklad, 2008, p. 91). Elles sont ainsi particulièrement utiles pour indexer les métadonnées de documents dans un espace de travail partagé (Figure 3).

Soulignons que certains schémas, bien qu’ils puissent résulter d’un processus d’analyse par facettes, ne sont pas tous de facto des structures de classification à facettes. Une structure classificatoire à facettes doit permettre l’ajout de classes au fur et à mesure de l’évolution d’un domaine de connaissance ou de l’expansion d’un ensemble d’objets. De plus, la particularité des schémas à facettes est la capacité d’illustrer des relations sémantiques entre les termes des facettes (Vickery, 1966) – avec la catégorie fondamentale de l’Énergie qui exprime une action, un état, par exemple (Figure 4). Ces types de facettes, appelées «facettes relationnelles», précisent la relation entre les «facettes de base» telles que Matière, Temps et Espace (Hudon et El Hadi, 2017, p. 14).

Les dispositifs à facettes

Enfin, les dispositifs à facettes, en particulier les interfaces de recherche web, constituent un moyen pour faciliter l’accès aux archives en adaptant le schéma classificatoire à l’environnement informatique. L’efficacité, la souplesse et la facilité d’utilisation en plus d’une plus grande satisfaction des usagers ont été soulignées comme points forts contribuant à l’adoption d’interfaces à facettes pour la recherche de ressources informationnelles (Dugast, 2011). La définition du terme facettes n’est pas la même en informatique, étant dans ce cas synonyme d’attribut ou de dimension (Dumais, 2009, p. 1103). Ainsi, la plupart des interfaces dites «à facettes» actuellement disponibles ne permettent pas toute l’expression de la richesse sémantique et syntaxique de la structure à facettes et proposent plutôt des filtres de recherche qui décrivent les caractéristiques des objets (par exemple, le format du support ou la langue) plutôt que les sujets des documents (Figure 5) (Frické, 2013). Ces interfaces de recherche répondent, bien entendu, à des besoins et fonctionnent relativement bien, ce n’est pas ici notre propos. Nous souhaitons souligner cependant qu’ils ne sont pas des systèmes de représentation ou de recherche qui découlent d’analyses et de structures par facettes ou permettent la véritable recherche par facettes.

L’intégration entre les formats machine et les structures conceptuelles restent un défi, car la représentation de la nature relationnelle de la structure à facettes à travers les logiciels et les données est problématique (Gnoli, 2008a). Or, il est important de conserver la flexibilité de la structure à facettes dans l’interface de recherche à facettes, même lorsqu’il s’agit de description d’objets plutôt que de sujets (Vickery, 2008). Par exemple, une interface à facettes doit permettre des combinaisons de termes plus qu’uniquement à l’aide d’opérateurs booléens. En effet, une des forces de la structure à facettes est la richesse d’expression permise par les facettes relationnelles, richesse qui doit être accessible à travers le dispositif.

Développements futurs

La notion de facette est une piste de solution pour améliorer l’accès à l’information et aux documents à travers l’organisation multidimensionnelle des données et métadonnées qui décrivent non seulement l’objet informationnel (le document) mais aussi son contenu thématique (le sujet). La théorie des facettes se décline en modalités d’analyse, de structure et de dispositif qui représentent chacune une étape de la mise en place d’un système à facettes réalisé grâce à divers moyens (règles, schémas et technologies). Pour qu’un système à facettes soit efficace, il faut conserver à travers sa mise en œuvre toute la flexibilité sémantique qui en fait leur force.

Les champs d’application pour les archives sont larges autant pour l’organisation et la diffusion de données, de métadonnées, de documents et d’informations archivistiques en gestion des documents d'activité que dans le domaine des archives historiques, les schémas de classification à facettes et les interfaces de recherche web constituant des développements futurs importants.