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2017/4 Zusammenarbeit

«Diskutieren Sie mit» – Archivische Bewertung unter Einbezug der Gesellschaft

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Das Wissen der Bevölkerung als Ressource für die Überlieferungsbildung: Das Schweizerische Bundesarchiv diskutiert mit der Bevölkerung über die Archivierung von Unterlagen.

(Staatliche) Archive nehmen eine zentrale Verantwortung innerhalb einer Gesellschaft wahr: Mit der Archivierung und Zugänglichmachung von Unterlagen der Verwaltung schaffen sie eine wichtige Voraussetzung für die Rechtssicherheit, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit des staatlichen Handelns sowie die Grundlagen für die Forschung. Welche Informationen dabei überliefert werden, wird im Zuge der Bewertung heute in den meisten Archiven in alleiniger Verantwortung festgelegt. Während der Entscheid über die Archivierung oder Vernichtung von Unterlagen eine der zentralen archivischen Kompetenzen darstellt, ist diese Handlungsautonomie auch kritisch zu hinterfragen: Inwieweit steuern Archive mit der Bewertung, woran sich künftige Generationen erinnern können? Ist die Überlieferung bei der traditionellen Verflechtung von staatlichen Archiven mit der Verwaltung noch authentisch, neutral und vollständig?1 Stossen Archivarinnen und Archivare bei der Bewertung zunehmend komplexer gewordener staatlicher Prozesse allenfalls gar an ihre Grenzen?2

Partizipation als neue Ressource für Archive

Als möglicher Weg aus diesem Spannungsfeld ist in der archivfachlichen Diskussion in den vergangenen Jahren die Beteiligung (Partizipation) der Zivilgesellschaft genannt worden.3 Während der Einbezug von Freiwilligen in verschiedenen Bereichen im Archiv (z.B. als Crowdsourcing bei der Erschliessung4) bereits bekannt ist, wird der potentielle Mehrwert eines partizipativen Ansatzes zunehmend auch bei der Bewertung identifiziert:

  • Wirken interessierte Dritte bei der Bewertung mit, kann die Entscheidmacht der Archive bei der Überlieferungsbildung reduziert bzw. demokratisiert werden.
  • Die Integration der Öffentlichkeit führt zu transparenteren und breiter fundierten Entscheidungen, was die Legitimation der Archive stärken kann.
  • Die Kenntnisse von Freiwilligen aus Politik, Wirtschaft und Gesellschaft ist eine wertvolle Ressource, um ausgewogene und nachvollziehbare Entscheide über die Archivierung von Unterlagen zu fällen. Damit steigt nicht zuletzt die Qualität der Resultate archivischer Arbeit.5

Trotz diesem potentiellen Nutzen setzten Archive die Mitwirkung von Freiwilligen bei der Bewertung bisher nur zögerlich um. Zum einen bestehen bisher wenige Erfahrungswerte über den Nutzen für die Überlieferungsbildung. Andererseits gründet die Skepsis auch darin, dass die Bewertung in der archivfachlichen Community als eine genuin archivische Kompetenz verstanden wird, welche durch die Partizipation Dritter potentiell in Frage gestellt wird.

Partizipative Bewertung im Schweizerischen Bundesarchiv: Konzeption…

Wie die Mitwirkung Dritter bei der Bewertung in der Praxis umgesetzt werden kann und welcher Mehrwert daraus resultiert, erprobt das Schweizerische Bundesarchiv zurzeit mit der Entwicklung und Umsetzung eines partizipativen Bewertungsansatzes. Das Bundesarchiv entscheidet heute gemeinsam mit den Aktenbildnern des Bundes, welche Informationen archivwürdig sind und somit archiviert werden.6 Neu wird diese Perspektive mit externer Expertise gestärkt: Im Rahmen der „partizipativen Bewertung“ sollen sich Akteure der Zivilgesellschaft – Experten ebenso wie am Thema interessierte Laien – auf freiwilliger Basis zur Bewertung des Bundesarchivs äussern können.
Inhaltliche Kriterien für die Durchführung einer partizipativen Bewertung sind dabei namentlich folgende:

  • Diverse Akteure sind im betreffenden Themenbereich auf unterschiedlichen (politischen) Ebenen aktiv, was potentiell eine stärkere Abstimmung bei der Archivierung bzw. Bewertung erfordert.
  • Themen haben eine grosse gesellschaftliche Reichweite, woraus ein gewisses Interesse der Bevölkerung am Umgang mit dazu erstellten Unterlagen vermutet werden kann (z.B. Alters- und Gesundheitsvorsorge, Bildungswesen etc.).
  • Aufgabenbereiche sind inhaltlich komplex und verlangen spezifisches Fachwissen.

…und Umsetzung

2016 hat das Bundesarchiv seinen partizipativen Bewertungsansatz konzipiert. Nun erfolgt in diesem Jahr die pilotweise Umsetzung. Dabei werden zwei Ansätze verfolgt:7

  1. Rückmeldungen zu Bewertungen: Seit 2012 publiziert das Bundesarchiv seine Bewertungsentscheide online. Neu stellt es vor dem Abschluss einer Bewertung die Zusammenfassung der Ergebnisse online, um der Öffentlichkeit die Möglichkeit zu geben, sich zu den (Zwischen-)Resultaten zu äussern. Das Bundesarchiv prüft die Rückmeldungen und lässt sie nach Möglichkeit in die Entscheide einfliessen.
  2. Bewertungswerkstatt: Zu gewissen Themen, die besonders vielschichtig und aktuell sind, strebt das Bundesarchiv neu einen direkten Austausch mit der Bevölkerung an. An einem eintägigen Workshop diskutieren Vertreter unterschiedlicher gesellschaftlicher Gruppen mit den Fachpersonen des Bundesarchivs, was archiviert werden soll. Die erste Bewertungswerkstatt fand am 10. November 2017 zum Thema „Verkehrsinfrastruktur: (National-)Strassen“ statt (vgl. Webseite des Bundesarchivs).

Diese beiden Ansätze erlauben eine relativ einfache und niederschwellige Umsetzung der Beteiligung Dritter bei der Bewertung. Auf deren Grundlage können die bisherigen Überlegungen geprüft und nützliche Informationen für die weitere Entwicklung des partizipativen Modells generiert werden.

Das Schweizerische Bundesarchiv (BAR) öffnet die Aufgabe der Bewertung erstmals für eine Beteiligung der breiten Öffentlichkeit. Die Herausforderungen dieses neuen Ansatzes, wie z.B. die Förderung des Interesses der Zivilgesellschaft an einer Mitwirkung, der potentielle Verlust der Hoheit über die Bewertungsergebnisse sowie der Umgang mit den unterschiedlichen Erwartungen der beteiligten Personen, müssen dabei berücksichtigt werden.8 Mit einer reflektierten und bewussten Anwendung kann der partizipative Ansatz allerdings eine neue, zentrale Ressource für die Bewältigung der komplexen und umfassenden Aufgabe der Bewertung und Überlieferungsbildung darstellen.

Brunner Franziska 2017

Franziska Brunner

Franziska Brunner ist seit 2012 wissenschaftliche Mitarbeiterin im Dienst Bewertung und Informationsverwaltung beim Schweizerischen Bundesarchiv (BAR). Sie hat Neuere Geschichte und Sozialanthropologie an der Universität Bern studiert und 2017 den Weiterbildungsstudiengang MAS Information Science an der HTW Chur abgeschlossen. Im BAR ist Franziska Brunner im Wesentlichen zuständig für die Bewertung der Unterlagen der aktenbildenden Stellen des Bundes, der übergreifenden Beratung im Bereich Informationsmanagement sowie bei der Übernahme von Privatarchiven. Sie ist ebenfalls verantwortlich für die konzeptionelle Erarbeitung und Einführung des partizipativen Bewertungsansatzes im Bundesarchiv.

  • 1 Vgl. dazu Shilton, Katie und Srinivasan, Ramseh, «Participatory Appraisal and Arrangement for Multicultural Archival Collections», Archivaria 63, 2007, S. 87–101, hier S. 88 und Gilliland, Anne J., Conceptualizing 21st-Century Archives, Chicago, Ill.: Society of American Archivists, 2014, hier S. 42.   
  • 2 Rehm, Clemens, «Überlieferungsbildung als Kommunikationsprozess. Modell – Verbund – Bürgerbeteiligung», Brandenburgische Archive 31, 2014, S. 3–8, hier S. 8. Verfügbar unter  http://blha.brandenburg.de/wp-content/uploads/2017/06/Brandenburgische_Archive_31_2014.pdf[Zugriff am 30.10.2017].
  • 3 Für Literaturangaben zur Partizipation in Archiven vgl. Brunner, Franziska, «Überlieferungsbildung 2.0. Eine Untersuchung zum Mehrwert von Partizipation Dritter in staatlichen Archiven», Churer Schriften zur Informationswissenschaft 89, 2017, S. 69–70. Verfügbar unter http://www.htwchur.ch/uploads/media/CSI_89_Brunner.pdf [Zugriff am 30.10.2017].
  • 4 Vgl. dazu z.B. arbido Ausgabe 2016/2: «Ausgelagert, eingekauft, fremdbeschafft».
  • 5 Rehm, Clemens, «’Kundenorientierung’ – Modewort oder Wesensmerkmal der Archive ? Anmerkungen zur Transparenz und Partizipation bei archivischen Bewertungen», In: Schadek, Hans (Hrsg.), Zwischen Anspruch und Wirklichkeit. Das Dienstleistungsunternehmen Archiv auf dem Prüfstand der Benutzerorientierung, Stuttgart: Kohlhammer, 2002, S. 17–27, hier S. 24 und Rehm, 2014, S. 7.
  • 6 Vgl. Artikel 7 Abs. 1 Bundesgesetz über die Archivierung (BGA) vom 26. Juni 1998 (Stand am 1. Mai 2013), AS 1999 2243, https://www.admin.ch/opc/de/classified-compilation/19994756/index.html [Zugriff am 30.10.2017]. 
  • 7 Vgl. Webseite des BAR, „Diskutieren Sie mit“ https://www.bar.admin.ch/bar/de/home/informationsmanagement/archivwuerdigkeit/diskutieren-sie-mit-.html [Zugriff am 30.10.2017].
  • 8 Vgl. dazu Brunner, 2017, S. 9.

Kommentare

*Pflichtfeld
  • Angelika Ruider

    Eine wirklich gelungene und wichtige Sache. Die Weisheit - oder das Wissen, die Kompetenzen - der Vielen zu nutzen stärkt die Demokratie und nimmt auch etwas von der Last, welche auf den Schultern der Bewertenden liegt. Schön wäre es, wenn auch die Mitarbeit von I+D-Fachfrauen und -Fachmännern diesbezüglich mehr geschätzt bzw. gefördert würde.

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Das Schweizerische Bundesarchiv entscheidet heute gemeinsam mit den Aktenbildnern, welche geschäftsrelevanten Informationen archiviert werden. Neu will das Bundesarchiv bei der Bewertung auch die Rückmeldungen der Zivilgesellschaft mit einbeziehen. Im Rahmen einer „partizipativen Bewertung“ sollen Freiwillige ihre Kenntnisse und Erfahrungen einbringen und das Archiv dabei unterstützen, möglichst ausgewogene Bewertungsentscheide zu fällen. Durch die aktive Kommunikation zu Bewertungsergebnissen und dem direkten Austausch vor Ort soll diese Zusammenarbeit eine wertvolle zusätzliche Ressource im Archivierungsprozess darstellen.

Les Archives fédérales suisses et les unités administratives décident ensemble quelles informations ont une valeur archivistique. Depuis quelques temps, les archives ont décidé d‘intégrer des contributions de la société civile : dans le cadre d’une «évaluation participative», des volontaires apportent leurs connaissances et retours d’expérience. Ce faisant, ils soutiennent les archives pour prendre des décisions d’évaluation fondées et équilibrées. Cette coopération – par une communication active sur les résultats des évaluations et par un échange direct sur place aux archives – mobilise une ressource additionnelle et précieuse dans le processus d’archivage.